Gathering kantor yang digelar di kantor sendiri relatif mudah: titik listrik dan akses barang sudah diketahui panitia.

Yang berbeda adalah gathering di luar: hotel, vila, atau area terbuka. Di situ hal-hal yang biasanya konstanta berubah jadi variabel, dan rundown-nya perlu menampung itu.

Soal kenapa coffee cart bekerja berbeda di acara perusahaan dibanding acara keluarga, ada di coffee cart untuk acara kantor dan brand activation. Artikel ini soal menyusun jadwalnya.

Dua puncak antrean, bukan satu

Gathering punya dua momen ramai dengan karakter yang berbeda, dan ini sering tidak dibedakan saat menyusun rundown.

Registrasi. Semua orang datang dalam rentang waktu pendek, belum ada agenda, dan tidak ada yang ditunggu. Ini puncak yang paling tajam sepanjang acara.

Rehat antar sesi. Peserta sudah tersebar, sebagian masih di ruangan, sebagian keluar. Ramai, tapi lebih landai daripada registrasi.

Kalau rundown-mu hanya menandai rehat sebagai jendela penyajian, registrasi akan kewalahan.

Contoh rundown gathering setengah hari

Waktu Kegiatan Catatan
··.·· Vendor masuk dan menata Di luar kantor, jalur masuk sering lebih jauh
··.·· Registrasi peserta Puncak paling tajam; penyajian sudah penuh siap
··.·· Pembukaan dan sambutan manajemen Titik minuman sepi
··.·· Sesi atau materi ·····
··.··–··.·· Rehat Minuman: coffee cart. Kudapan: vendor konsumsi
··.·· Ice breaking atau games ·····
··.·· Makan siang ·····
··.·· Doorprize dan penutup Sebutkan jam berapa area harus sudah kosong

Untuk gathering sehari penuh dengan outbound, tambahkan satu jendela penyajian setelah aktivitas luar ruang selesai, karena itu biasanya titik paling terpakai sepanjang hari.

Tema acara mengubah kebutuhan, bukan cuma dekorasi

Tema gathering biasanya dipilih untuk suasana, tapi ia juga menentukan hal teknis.

Tema outdoor atau outbound berarti area penyajian mungkin jauh dari sumber listrik permanen. Tema formal dinner berarti penyajian berjalan lebih lama dengan permintaan yang landai. Tema family day berarti proporsi minuman non-kopi naik, karena pesertanya termasuk anak-anak.

Menyebut temanya saat meminta penawaran biasanya lebih membantu daripada menyebut jumlah peserta saja.

Listrik jadi variabel, bukan konstanta

Ini perbedaan terbesar antara gathering di kantor dan gathering di luar.

Di hotel, titik listrik untuk vendor biasanya sudah diatur, tapi jumlahnya terbatas dan dibagi dengan vendor lain. Di vila atau area terbuka, titik listrik mungkin tidak ada sama sekali di area penyajian.

Tanyakan ke pengelola tempat: titik mana yang boleh dipakai, dan apakah dayanya dibagi dengan sound system atau pencahayaan. Kebutuhan daya kami sampaikan saat penawaran. Yang perlu kamu cek di lokasi ada di syarat teknis di lokasi acara.

Dua penanggung jawab, bukan satu

Di gathering luar kantor, kontak panitia dan kontak pengelola tempat hampir selalu orang yang berbeda.

Vendor butuh keduanya: panitia untuk urusan jadwal, pengelola tempat untuk urusan akses dan listrik. Menuliskan dua nama di rundown mencegah pertanyaan hari-H mendarat ke orang yang tidak bisa menjawabnya.

Sebelum meminta penawaran

Empat hal ini yang paling kami butuhkan:

  1. Lokasi acara dan apakah di dalam ruangan atau area terbuka.
  2. Jam registrasi dibuka, bukan hanya jam acara dibuka.
  3. Perkiraan jumlah peserta yang hadir.
  4. Tema atau bentuk acaranya.

Dengan empat hal itu, pilihan paket kami bisa langsung dibandingkan.