Tanya via WhatsApp Rundown biasanya disusun untuk panitia: siapa membuka, siapa mengisi, kapan acara selesai.
Vendor membacanya untuk hal yang berbeda. Dari dokumen yang sama, kami hanya mencari tiga hal, dan tiga hal itu sering justru bagian yang paling kabur.
Tiga baris yang dibaca vendor
Dari rundown sepanjang apa pun, ini yang menentukan bentuk layanan:
- Jam vendor boleh mulai masuk. Bukan jam acara dibuka. Ini sering tidak ditulis sama sekali.
- Jam tamu mulai datang. Titik ini yang menentukan kapan penyajian harus sudah siap.
- Jam dan lama setiap jeda. Satu jeda panjang dan dua jeda pendek butuh persiapan berbeda, meski jumlah tamunya sama.
Kalau tiga baris itu ada, sisanya bisa kami susun sendiri.
Hitung mundur dari jam tamu datang
Kesalahan yang paling sering muncul: rundown disusun mundur dari jam acara resmi dibuka.
Padahal tamu sudah berkumpul sebelum itu, dan titik minuman biasanya sudah ramai sejak menit pertama mereka masuk. Hitung mundur dari jam tamu datang, lalu tambahkan waktu bongkar-pasang di depannya. Kebutuhan waktu setup kami sampaikan saat penawaran. Yang perlu kamu cek di lokasi ada di syarat teknis di lokasi acara.
Dua pola arus tamu
Hampir semua acara masuk salah satu dari dua pola ini, dan keduanya butuh perlakuan berbeda.
Bergelombang. Tamu masuk dan keluar sepanjang acara: resepsi, open house, halal bihalal. Permintaan tersebar, jarang ada antrean panjang, tapi penyajian harus siap lebih lama.
Serentak. Semua orang keluar bersamaan saat jeda diumumkan: seminar, workshop, rapat panjang. Antrean terbentuk dalam hitungan menit, lalu sepi lagi.
Menuliskan pola mana yang berlaku di acaramu lebih berguna buat kami daripada angka jumlah undangan.
Baris “coffee break” sebenarnya dua baris
Di kebanyakan rundown, satu baris ditulis “coffee break” lalu diserahkan ke satu penanggung jawab. Padahal minuman dan kudapan biasanya datang dari dua vendor berbeda, dengan jam masuk, kebutuhan tempat, dan kebutuhan listrik yang berbeda pula.
Layanan kami hanya bagian minumannya; kudapan perlu vendor terpisah. Memisahkan barisnya sejak di rundown membuat jam masuk masing-masing lebih mudah diatur, dan mencegah satu vendor menunggu vendor lain selesai bongkar.
Kerangka yang bisa kamu salin
Kolom ketiga yang paling sering dikosongkan, padahal di situ letak informasi yang dipakai vendor:
| Waktu | Kegiatan | Catatan |
|---|---|---|
| ··.·· | Vendor masuk dan menata | Sebutkan titik listrik terdekat dan akses masuk barang |
| ··.·· | Tamu mulai datang | Penyajian sudah siap sebelum baris ini |
| ··.·· | Acara dibuka | ····· |
| ··.··–··.·· | Jeda | Minuman: coffee cart. Kudapan: vendor konsumsi |
| ··.·· | Acara selesai | Sebutkan jam berapa area harus sudah kosong |
Isi jamnya sendiri. Yang membuat kerangka ini berguna bukan jamnya, tapi kebiasaan menuliskan catatan per baris.
Kolom yang paling sering kosong
Penanggung jawab per baris. Saat hari-H, vendor yang tidak tahu harus menghubungi siapa akan menghubungi pemesan, biasanya di saat pemesan sedang paling sibuk.
Satu nama dan satu nomor per baris sudah cukup. Kami juga bisa berkoordinasi langsung dengan wedding organizer atau pengelola gedung kalau kontaknya diberikan.
Sebelum menyusun rundown
Empat hal ini yang kami butuhkan untuk menghitung:
- Tanggal dan lokasi acara.
- Perkiraan jumlah tamu yang hadir, bukan jumlah undangan.
- Jam tamu mulai datang dan gambaran durasinya.
- Pola arus tamu, bergelombang atau serentak.
Kalau empat hal itu sudah ada, pilihan paket kami bisa langsung dibandingkan.