Sebagian besar masalah di hari H bukan soal kopinya, melainkan soal lokasi. Titik listrik yang ternyata jauh, ruang yang lebih sempit dari perkiraan, atau waktu masuk yang bentrok dengan vendor lain.

Semuanya bisa dicek jauh hari, dan pengecekannya tidak lama.

Listrik

Ini yang paling menentukan. Mesin kopi butuh daya, dan dayanya tidak kecil.

Yang perlu kamu tahu dari lokasi:

  • Ada berapa titik listrik di dekat rencana lokasi penyajian, dan berapa jaraknya.
  • Apakah titik itu dipakai bersama vendor lain, karena sound system dan pencahayaan biasanya mengambil porsi besar.
  • Siapa yang bisa dihubungi dari pihak gedung kalau perlu penyesuaian.

Kalau lokasinya di luar ruangan atau di rumah, pertanyaannya berubah jadi: dari mana kabelnya ditarik, dan apakah jalurnya aman dilewati tamu.

Kebutuhan daya kami menyesuaikan paket dan susunan acaramu, dan angkanya kami sampaikan bersama penawaran. Yang berguna disiapkan lebih dulu bukan angka dari kami, melainkan jawaban dari pihak gedung.

Tanyakan itu sejak awal. Pertanyaan yang tepat bukan “ada listrik?” melainkan “berapa watt yang bisa dialokasikan untuk satu vendor minuman di area resepsi?”. Begitu jawabannya ada, kami bisa memastikan titik itu cukup atau perlu tambahan.

Ruang penyajian

Yang dibutuhkan bukan hanya ruang untuk cart-nya, tapi juga ruang di depannya untuk tamu berdiri dan mengantre, serta ruang di belakang untuk barista bergerak.

Beberapa hal yang membuat ruang terasa lebih sempit dari ukurannya:

  • Lokasi di jalur lalu-lalang tamu, sehingga antrean memotong arus jalan.
  • Terlalu dekat dengan pintu masuk atau meja penerima tamu.
  • Permukaan yang tidak rata, yang mempersempit posisi aman untuk perlengkapan.

Titik yang biasanya bekerja baik adalah sudut ruangan atau tepi area, dekat dinding, dengan pandangan terbuka dari arah tamu berkumpul.

Ruang yang kami butuhkan menyesuaikan paket, dan ukurannya kami sampaikan bersama penawaran. Yang perlu kamu pegang sekarang: ukuran itu hanya untuk cart dan barista. Ruang antrean tamu di depannya ada di luar angka tersebut, dan itu yang paling sering terlewat saat memilih titik.

Akses masuk dan waktu setup

Perlengkapan perlu dibawa masuk sebelum tamu datang. Yang menentukan lamanya:

  • Jarak dari tempat kendaraan berhenti ke titik penyajian.
  • Ada tidaknya tangga, dan tersedia atau tidaknya lift barang.
  • Jadwal vendor lain, karena kalau semua masuk di jam yang sama, semuanya jadi lebih lambat.

Waktu bongkar-pasang kami menyesuaikan paket, dan lamanya kami sampaikan bersama penawaran. Yang menentukan saat kamu menyusun jadwal masuk vendor: hitung mundur dari jam tamu mulai datang, bukan dari jam acara resmi dibuka.

Kalau acaramu dikoordinasi wedding organizer atau pengelola gedung, kami bisa berkoordinasi langsung dengan mereka soal jam masuk dan titik penyajian, sehingga kamu tidak perlu jadi perantara.

Di dalam atau di luar ruangan

Keduanya bisa. Yang perlu dipikirkan untuk lokasi luar ruangan adalah pelindung dari matahari dan hujan, permukaan yang rata, dan jalur kabel yang aman.

Untuk acara di rumah atau ruang terbatas, bentuk penyajian bisa disesuaikan. Yang tidak bisa dikompromikan tetap listrik dan ruang gerak minimum.

Checklist singkat

Sebelum acara, pastikan kamu sudah tahu jawaban dari:

  1. Di mana titik listrik terdekat, dan berapa watt yang bisa dialokasikan.
  2. Berapa ruang yang bisa disediakan, termasuk ruang antrean.
  3. Jam berapa vendor boleh mulai masuk.
  4. Siapa penanggung jawab lokasi yang bisa dihubungi.
  5. Di dalam atau di luar ruangan, dan ada tidaknya pelindung.

Lima jawaban ini biasanya cukup untuk menghindari sebagian besar kejutan di hari H.