Tanya via WhatsApp Prosesi wisuda di kampus punya susunan yang sudah ditetapkan panitia, dan biasanya tertutup untuk vendor luar.
Yang bisa disiapkan sendiri adalah syukurannya: di rumah, di restoran, atau di gedung kecil, setelah acara kampus selesai. Bentuk acaranya lebih dekat ke resepsi kecil daripada ke seremonial.
Tamunya datang setelah acara kampus
Ini yang membuat syukuran wisuda berbeda dari acara lain: jam mulainya tergantung acara yang tidak kamu kendalikan.
Prosesi kampus sering molor, dan tamu datang menyusul dari lokasi berbeda. Artinya jam mulai di rundown sebaiknya ditulis sebagai perkiraan, dan vendor perlu tahu bahwa jam itu bisa bergeser. Sampaikan kemungkinan itu di awal, karena jauh lebih mudah diantisipasi daripada dikabarkan di hari-H.
Dua kelompok tamu dengan pola berbeda
- Keluarga. Datang lebih awal, tinggal paling lama, dan biasanya sudah di lokasi sebelum wisudawan tiba.
- Teman seangkatan. Datang bergelombang, berfoto, lalu pergi. Kunjungannya pendek tapi ramai di titik minuman.
Kalau kamu memperkirakan kelompok kedua besar, itu lebih menentukan daripada jumlah undangan.
Contoh susunan acara syukuran wisuda
| Waktu | Kegiatan | Catatan |
|---|---|---|
| ··.·· | Vendor masuk dan menata | Selesai sebelum tamu pertama datang |
| ··.·· | Keluarga dan tamu awal berdatangan | Penyajian sudah siap di baris ini |
| ··.·· | Wisudawan tiba dari kampus | Jam ini sering bergeser; sebutkan sebagai perkiraan |
| ··.·· | Sambutan keluarga | Titik minuman sepi sesaat |
| ··.·· | Potong tumpeng atau kue | ····· |
| ··.·· | Sesi foto | Tamu berdiri dan menunggu giliran; titik teramai |
| ··.·· | Ramah tamah | Sebutkan sampai jam berapa penyajian diharapkan jalan |
| ··.·· | Selesai | Sebutkan jam berapa area harus sudah kosong |
Sesi foto adalah puncaknya
Di syukuran wisuda, hampir semua tamu datang dengan niat berfoto. Artinya ada periode panjang saat orang berdiri, menunggu giliran, dan tidak sedang duduk di meja.
Titik minuman yang diletakkan dekat area foto biasanya jadi yang paling terpakai. Kalau kamu sudah tahu di mana area foto akan dipasang, sebutkan saat meminta penawaran.
Kudapan dari vendor lain
Layanan kami hanya bagian minumannya. Hidangan dan kudapan tetap perlu katering atau vendor konsumsi terpisah.
Yang perlu disiapkan di lokasi
Kalau syukurannya di rumah, yang perlu dicek adalah jalur masuk, ruang datar untuk menata, dan titik listrik yang tidak berbagi beban dengan pendingin ruangan. Kalau di restoran atau gedung, tanyakan lebih dulu apakah vendor minuman dari luar diperbolehkan, karena sebagian tempat mengatur ini secara ketat.
Kebutuhan ruang dan daya kami sampaikan saat penawaran, dan yang perlu kamu cek di lokasi ada di syarat teknis di lokasi acara.
Ringkasnya
Tiga hal ini yang kami butuhkan:
- Lokasi, dan apakah vendor luar diperbolehkan di sana.
- Perkiraan jam tamu mulai datang, dengan catatan kalau jamnya bisa bergeser.
- Perkiraan jumlah yang hadir.
Dengan tiga hal itu, pilihan paket kami bisa dipersempit.