Tanya via WhatsApp Sebagian besar rundown dimulai dari jam acara dibuka. Padahal beberapa jam sebelum itu sudah ada acara lain yang berjalan: vendor masuk, menata, dan menguji.
Bagian ini jarang ditulis, dan hampir selalu jadi sumber kerepotan yang sebenarnya bisa dihindari.
Yang harus selesai sebelum tamu pertama masuk
Patokannya bukan jam acara dibuka, tapi jam tamu pertama datang, dan keduanya sering berjarak cukup jauh.
Sebelum titik itu, penataan sudah harus selesai sepenuhnya, bukan sedang dirapikan. Tamu yang masuk saat vendor masih menata akan menganggap area itu belum siap, dan biasanya tidak kembali lagi ke sana.
Kebutuhan waktu bongkar-pasang kami sampaikan saat penawaran, dan yang perlu kamu cek di lokasi ada di syarat teknis di lokasi acara.
Vendor tidak bisa masuk bersamaan
Di acara dengan beberapa vendor, jalur masuk barang biasanya satu, dan lift atau pintu servis dipakai bergantian.
Kalau semua vendor diberi jam masuk yang sama, sebagian akan menunggu. Yang menunggu bukan hanya kehilangan waktu. Mereka juga kehilangan urutan, karena dekorasi biasanya harus berdiri lebih dulu sebelum vendor lain bisa menentukan posisi final.
Urutan yang biasanya masuk akal: dekorasi lebih dulu, lalu vendor yang butuh titik listrik tetap, lalu vendor yang bisa menyesuaikan posisi.
Contoh baris vendor di rundown
| Waktu | Kegiatan | Catatan |
|---|---|---|
| ··.·· | Dekorasi masuk | Menentukan posisi final vendor lain |
| ··.·· | Vendor minuman masuk | Sebutkan titik listrik dan akses masuk barang |
| ··.·· | Vendor konsumsi masuk | Jalur masuk biasanya sama; beri jarak jamnya |
| ··.·· | Uji alat dan penataan selesai | Semua sudah rapi sebelum baris berikutnya |
| ··.·· | Tamu mulai datang | Batas akhir yang sebenarnya |
| ··.·· | Acara dibuka | ····· |
| ··.·· | Penyajian berakhir | Bisa berbeda dari jam acara selesai |
| ··.·· | Area harus sudah kosong | Beres-beres juga butuh waktu |
Beres-beres juga butuh waktu
Ini bagian yang paling sering terlupa. Rundown berhenti di “acara selesai”, padahal setelah itu masih ada pembongkaran.
Kalau gedung punya batas jam tertentu untuk vendor keluar, sampaikan angka itu sejak awal. Yang perlu kami tahu bukan jam acara selesai, tapi jam berapa area harus sudah benar-benar kosong.
Satu nama, satu nomor
Vendor yang tidak tahu harus menghubungi siapa akan menghubungi pemesan, biasanya tepat saat pemesan sedang paling sibuk.
Cukup satu nama dan satu nomor untuk urusan teknis di lokasi. Kami juga bisa berkoordinasi langsung dengan wedding organizer atau pengelola gedung soal jam masuk, titik penyajian, dan susunan acara, kalau kontaknya diberikan.
Yang perlu disampaikan ke vendor
Empat hal ini yang membuat hari-H berjalan tanpa banyak bolak-balik:
- Jam vendor boleh mulai masuk, dan lewat jalur mana.
- Jam tamu pertama diperkirakan datang.
- Titik listrik terdekat dari area penyajian.
- Jam berapa area harus sudah kosong.
Kalau empat hal itu sudah jelas, sisanya biasanya bisa diatur sendiri oleh masing-masing vendor.