Tanya via WhatsApp Grand opening, peresmian, dan launching produk punya satu hal yang membedakannya dari acara internal: sebagian tamunya tidak diundang.
Ada tamu undangan dengan jam yang jelas, dan ada pengunjung yang datang karena melihat keramaian. Rundown yang hanya menghitung yang pertama akan meleset di bagian kedua.
Dua jenis tamu, dua pola
Tamu undangan. Datang dalam rentang waktu yang cukup rapat menjelang seremoni, karena ada acara yang ditunggu. Jumlahnya bisa diperkirakan.
Pengunjung umum. Datang setelah seremoni selesai dan area dibuka, menyebar sepanjang sisa hari. Jumlahnya paling sulit ditebak, dan justru kelompok ini yang membuat penyajian harus berjalan lama.
Kalau acaramu terbuka untuk umum, sebutkan itu di awal. Perbedaannya besar terhadap durasi penyajian yang masuk akal.
Contoh rundown grand opening
| Waktu | Kegiatan | Catatan |
|---|---|---|
| ··.·· | Vendor masuk dan menata | Selesai sebelum tamu undangan pertama datang |
| ··.·· | Tamu undangan berdatangan | Jendela pertama, cukup rapat |
| ··.·· | Sambutan | Titik minuman sepi sesaat |
| ··.·· | Seremoni peresmian | Perhatian terpusat; penyajian ditenangkan |
| ··.·· | Peninjauan area atau demo produk | Tamu berdiri dan bergerak; titik minuman ramai |
| ··.·· | Area dibuka untuk umum | Permintaan jadi datar dan panjang mulai baris ini |
| ··.·· | Penyajian berakhir | Baris tersendiri; sepakati jamnya sejak awal |
| ··.·· | Acara selesai | Sebutkan jam berapa area harus sudah kosong |
Titik minuman sering jadi bagian dari tampilannya
Di acara pembukaan, area penyajian bukan hanya fungsi. Ia berada di area yang difoto, dilewati tamu penting, dan sering masuk dokumentasi.
Kalau ada kebutuhan tampilan tertentu, bentuknya bisa didiskusikan. Apa yang bisa kami sesuaikan tergantung lokasi, durasi, dan skala acaranya. Bicarakan ini lebih awal daripada menjelang hari-H, karena sebagian penyesuaian butuh persiapan.
Lokasi yang belum jadi
Grand opening sering digelar di tempat yang baru selesai dibangun. Itu berarti titik listrik mungkin belum final, jalur masuk masih berubah, dan area penyajian bisa bergeser di menit terakhir.
Yang membantu: konfirmasi ulang titik listrik dan area penyajian beberapa hari sebelum acara, bukan hanya saat survei awal. Kebutuhan ruang dan daya kami sampaikan saat penawaran. Yang perlu kamu cek di lokasi ada di syarat teknis di lokasi acara.
Kudapan dari vendor terpisah
Layanan kami hanya bagian minumannya. Kudapan dan hidangan tetap perlu vendor konsumsi sendiri, dengan jam masuk dan kebutuhan tempat yang berbeda dari kami.
Sebelum meminta penawaran
Empat hal ini yang paling menentukan:
- Tanggal, lokasi, dan apakah lokasinya sudah siap dipakai.
- Apakah acaranya tertutup untuk undangan atau terbuka untuk umum.
- Jam tamu undangan mulai datang dan sampai jam berapa penyajian diharapkan jalan.
- Perkiraan jumlah tamu undangan.
Dengan empat hal itu, pilihan paket kami bisa dipersempit.