Artikel ini ditulis untuk wedding organizer dan event organizer yang sedang menyusun daftar vendor, bukan untuk pemesan langsung.

Isinya hal-hal yang biasanya kamu tanyakan lebih dulu sebelum memasukkan sebuah vendor ke daftar: apa yang dikerjakan, apa yang tidak, dan seberapa repot koordinasinya.

Batas layanan, disebut di depan

Kami mengerjakan bagian minuman: kopi dan non-kopi yang diracik barista di lokasi acara. Kudapan tidak termasuk, jadi kalau klienmu butuh coffee break lengkap, bagian makanannya tetap perlu vendor terpisah.

Susu non-dairy bisa kami sediakan, dan pilihannya dipastikan saat menyusun rincian biaya. Yang belum bisa kami pastikan: pilihan decaf dan menu bebas gula. Kalau salah satunya jadi syarat di acara klienmu, sebaiknya dipastikan sejak awal daripada diasumsikan.

Yang kami butuhkan untuk menghitung

Lima hal, dan biasanya kamu sudah punya semuanya sebelum vendor lain menanyakannya:

  1. Tanggal dan lokasi acara.
  2. Jenis acaranya.
  3. Perkiraan jumlah tamu yang hadir, bukan jumlah undangan.
  4. Jam tamu mulai datang dan gambaran durasi penyajian.
  5. Susunan kegiatan, kalau sudah ada.

Poin kelima yang paling sering mempercepat. Dari rundown, kami bisa menentukan sendiri kapan penyajian perlu siap penuh tanpa bolak-balik bertanya.

Koordinasi bisa langsung, tanpa lewat klien

Kalau kamu yang memegang koordinasi lapangan, kami bisa berhubungan langsung denganmu atau dengan pengelola gedung soal jam masuk, titik penyajian, dan penyesuaian susunan acara.

Yang kami butuhkan hanya satu nama dan satu nomor untuk urusan teknis di lokasi. Ini biasanya lebih cepat daripada setiap pertanyaan teknis harus lewat pemesan.

Kebutuhan teknis yang perlu kamu cek ke gedung

Tiga hal yang menentukan apakah sebuah titik penyajian bisa berdiri di suatu lokasi: ruang datar untuk cart dan barista, titik listrik dengan daya yang cukup dan tidak berbagi beban dengan sound system, dan jalur masuk barang.

Angka pastinya kami sampaikan saat penawaran; yang perlu ditanyakan ke gedung ada di syarat teknis di lokasi acara. Kalau kamu sedang survei gedung, itu daftar yang bisa langsung dipakai.

Soal jam masuk

Kami butuh waktu bongkar-pasang sebelum tamu datang, dan lamanya kami sampaikan saat penawaran. Yang perlu kamu tahu saat menyusun jadwal masuk vendor: patokan kami adalah jam tamu pertama datang, bukan jam acara dibuka.

Urutan masuk antar vendor dan hal-hal lain di hari-H ada di jam masuk vendor di hari acara.

Harga dan penawaran

Harga awal per paket terbuka di halaman paket, dan penawaran final menyesuaikan lokasi, durasi, menu, dan kebutuhan penataan.

Kalau kamu butuh beberapa skenario untuk dibandingkan klien, sebutkan saja, lebih mudah disiapkan sekaligus daripada satu per satu.

Area layanan

Kami melayani Makassar dan sekitarnya, serta Tangerang dan area Jabodetabek. Kalau lokasi acara klienmu di luar dua area itu, kirim alamat lengkapnya lebih dulu supaya bisa dipastikan.