Pertanyaan yang paling sering datang di awal: untuk 100 tamu, butuh berapa cup?

Jawaban jujurnya, jumlah tamu bukan patokan langsung. Dua acara dengan jumlah tamu sama bisa butuh jumlah cup yang berbeda jauh, dan penyebabnya bisa diperkirakan sejak awal.

Kenapa bukan satu tamu satu cup

Tiga hal membuat angkanya bergeser dari jumlah tamu.

Tidak semua tamu mengambil. Sebagian tamu tidak minum kopi, sebagian sedang tidak ingin, sebagian datang hanya sebentar.

Sebagian mengambil lebih dari satu. Terutama kalau acara berlangsung lama atau ada jeda panjang di tengah.

Tamu datang bergelombang. Di resepsi, tamu masuk dan keluar sepanjang acara. Jumlah orang yang hadir di satu waktu hampir selalu lebih kecil dari total tamu yang datang.

Yang menaikkan konsumsi

Beberapa kondisi cukup konsisten menaikkan jumlah cup per tamu:

  • Durasi panjang. Makin lama acara, makin besar peluang tamu kembali untuk gelas kedua.
  • Cuaca dingin atau acara malam. Minuman panas lebih laris.
  • Ada jeda resmi. Jeda antar sesi di seminar atau workshop membuat hampir semua peserta mengantre di waktu yang sama.
  • Tidak banyak pilihan minuman lain. Kalau coffee cart jadi satu-satunya sumber minuman, konsumsinya naik.

Sebaliknya, acara yang menyediakan minuman lain dalam jumlah besar, atau acara singkat dengan tamu yang datang serentak lalu pulang, biasanya di sisi lebih rendah.

Cara memperkirakannya

Mulai dari perkiraan tamu yang benar-benar hadir, bukan jumlah undangan. Lalu sesuaikan naik atau turun berdasarkan daftar di atas.

Yang paling membantu bukan angka pastinya, tapi kesadaran tentang arah mana yang lebih mungkin. Kalau acaramu malam hari, tiga jam, dengan jeda resmi di tengah, kebutuhannya akan cenderung di sisi atas.

Kalau perkiraannya kurang

Ini kekhawatiran yang wajar, dan lebih baik dibicarakan di awal daripada di hari H. Kemungkinan menambah cup bisa didiskusikan saat menyusun rincian, selama disampaikan sebelum acara berjalan.

Yang sulit adalah menambah mendadak di tengah acara, karena bahan yang dibawa disiapkan berdasarkan perkiraan awal.

Titik awal yang praktis

Paket kami dibedakan lewat jumlah cup dan bentuk layanannya (100, 200, dan 300 cup) supaya perbandingannya jelas dan kamu bisa mulai dari angka, bukan dari istilah.

Kalau perkiraanmu jatuh di antara dua angka, ceritakan saja kondisi acaranya. Faktor-faktor di atas biasanya cukup untuk menentukan condong ke mana.