Saat survei gedung pernikahan, perhatian biasanya jatuh ke kapasitas, tampilan ruangan, dan harga sewa. Wajar, itu yang paling terlihat.

Yang sering terlewat adalah aturan dan kondisi teknis yang baru terasa dampaknya berbulan-bulan kemudian, ketika kamu mulai memilih vendor. Artikel ini bukan daftar gedung; ini daftar pertanyaan yang sebaiknya kamu bawa saat survei.

Aturan vendor luar

Pertanyaan pertama, dan yang paling menentukan.

  • Apakah gedung mengizinkan vendor dari luar, atau ada daftar vendor yang harus dipakai?
  • Kalau ada daftar, apakah berlaku untuk semua kategori atau hanya makanan?
  • Ada tidaknya biaya tambahan untuk vendor luar.

Sebagian gedung mengunci kategori makanan tapi membuka kategori minuman, sebagian sebaliknya. Mengetahui ini di awal menghemat waktu memilih vendor yang ternyata tidak bisa masuk.

Listrik

Bagian yang paling sering jadi masalah untuk vendor minuman.

  • Berapa titik listrik yang tersedia di area resepsi, dan di mana posisinya.
  • Apakah ada batasan daya per vendor.
  • Siapa yang mengatur pembagian daya antar vendor di hari H.

Sound system, pencahayaan, dan vendor makanan sama-sama mengambil daya. Kalau pembagiannya tidak diatur sejak awal, yang masuk belakangan biasanya yang kena.

Jam masuk dan waktu setup

  • Jam berapa vendor boleh mulai masuk.
  • Berapa lama waktu bongkar-pasang yang diberikan.
  • Apakah ada akses kendaraan ke dekat area resepsi, atau perlu diangkut manual.
  • Ada tidaknya lift barang kalau area resepsi bukan di lantai dasar.

Gedung yang memberi waktu masuk singkat menuntut koordinasi lebih rapat antar vendor. Ini bukan alasan untuk mencoret gedungnya, tapi perlu kamu ketahui sebelum menyusun susunan acara resepsi.

Ruang untuk titik penyajian

Kalau kamu berencana menyediakan coffee cart, photo booth, atau titik lain yang berdiri sendiri, tanyakan sejak survei:

  • Area mana yang boleh dipakai untuk titik penyajian tambahan.
  • Apakah ada batasan ukuran atau posisi.
  • Bagaimana arus jalan tamu di area itu.

Titik penyajian yang ditempatkan di jalur lalu-lalang membuat antrean memotong arus tamu. Melihat ruangannya langsung saat survei jauh lebih membantu daripada membayangkannya dari denah.

Siapa yang jadi penghubung

Terakhir, dan sering diabaikan: siapa orang di pihak gedung yang bisa dihubungi vendor menjelang hari H.

Kalau ada nama dan nomor yang jelas, koordinasi vendor bisa berjalan tanpa melewati kamu. Kami sendiri terbiasa berkoordinasi langsung dengan wedding organizer atau pengelola gedung soal jam masuk, titik penyajian, dan kebutuhan listrik.

Bawa daftar ini saat survei

Enam kelompok pertanyaan di atas muat di satu halaman catatan. Menanyakannya saat survei, bukan setelah tanda tangan, memberi kamu ruang untuk memilih, dan membuat proses memilih vendor setelahnya jauh lebih sederhana.