Membandingkan vendor katering kopi sering terasa membingungkan, bukan karena pilihannya terlalu banyak, tapi karena tiap vendor menjelaskan layanannya dengan cara berbeda.

Cara paling sederhana untuk mengatasinya adalah menanyakan hal yang sama ke semuanya. Sepuluh pertanyaan di bawah ini cukup untuk membuat penawaran yang berbeda-beda jadi bisa disandingkan.

1. Berapa cup yang dihitung, dan apa yang terjadi kalau tamu lebih banyak

Angka yang dihitung dan fleksibilitasnya adalah dua hal berbeda. Tanyakan keduanya.

2. Berapa lama layanan berjalan

Durasi penyajian yang termasuk, dan bagaimana perhitungannya kalau acara berjalan lebih lama dari rencana.

3. Berapa orang yang datang ke lokasi

Jumlah orang yang melayani memengaruhi kecepatan antrean, terutama untuk acara dengan jeda pendek.

4. Apa yang mereka bawa, dan apa yang harus kamu sediakan

Sebagian vendor membawa semuanya, sebagian mengandalkan meja atau area yang disediakan tempat acara. Ini sumber salah paham yang umum.

5. Berapa kebutuhan listrik dan ruangnya

Dua angka yang perlu kamu teruskan ke pengelola gedung. Keduanya menyesuaikan paket dan kondisi lokasi, jadi wajar kalau baru disebutkan bersama penawaran. Yang tidak wajar adalah kalau sampai mendekati hari H pun vendor belum bisa menyebutkannya.

6. Apakah kudapan termasuk

“Coffee break” bisa berarti minuman saja atau minuman plus makanan kecil. Layanan kami sendiri hanya bagian minumannya, jadi kudapan perlu vendor terpisah.

7. Seberapa fleksibel menunya

Apakah menu bisa disesuaikan dengan acaramu, dan apakah ada pilihan non-kopi untuk tamu yang menghindari kafein.

8. Bagaimana koordinasi dengan pihak lain

Apakah vendor bisa berhubungan langsung dengan wedding organizer atau pengelola gedung soal jam masuk dan titik penyajian, atau semuanya harus lewat kamu.

9. Berapa lama waktu bongkar-pasang

Ini menentukan jam berapa mereka perlu masuk, dan apakah itu cocok dengan aturan tempat acaramu.

10. Kapan sebaiknya dipesan

Jarak waktu ideal antara pemesanan dan hari H, terutama kalau tanggalmu jatuh di musim ramai.

Cara memakai daftar ini

Kirim pertanyaan yang sama ke setiap vendor yang kamu pertimbangkan. Bukan untuk menguji mereka, tapi supaya jawabannya bisa disandingkan.

Vendor yang menjawab dengan jelas dan mengakui apa yang belum bisa dipastikan biasanya lebih mudah diajak kerja sama di hari H daripada yang menjawab semuanya dengan “bisa”.

Kalau kamu ingin bertanya ke kami, empat hal ini sudah cukup untuk mulai: tanggal, lokasi, perkiraan jumlah tamu, dan gambaran durasi.